檔案密集柜操作規范及安全管理注意事項：

一、操作規范：確保設備安全與檔案完整

1. 基礎操作原則

嚴禁超載：單層層板承重需嚴格遵循設計標準（通常≤80kg），避免因超重導致層板變形或柜體傾斜。檔案存放應均勻分布，避免單側集中堆放。

輕開輕關：手動操作時，搖把需緩慢平穩轉動，避免猛推猛拉；電動型密集柜需通過觸控屏或按鈕控制，禁止直接用手強行推動柜體。

通道管理：開啟柜體時，需確保相鄰通道無人員或障礙物，每次僅允許打開一列柜體（智能型可設置一次開啟不超過兩列），防止多列移動導致碰撞。

二、安全管理：防范物理風險與信息泄露

1. 人員安全

防夾手設計：柜體移動時，禁止將手、頭等部位伸入柜體縫隙或底部軌道，避免夾傷；智能型需確保紅外感應裝置靈敏（可定期測試：遮擋感應區域，柜體應立即停止移動）。

通風要求：密集柜區域需保持良好通風（建議每日開啟通風系統 30 分鐘），避免因空氣不流通導致操作人員頭暈或檔案霉變。

2. 檔案安全

防火防潮：柜體周邊禁止堆放易燃物品，配備合格滅火器；智能型需關注溫濕度監控數據（理想環境：溫度 14-24℃，濕度 45%-60%），超標時及時啟動除濕 / 加濕設備。

防鼠防蟲：定期檢查柜體底部、縫隙是否有蟲害痕跡，可在柜體角落放置防蟲藥劑（需用密封盒存放，避免直接接觸檔案）。

3. 信息安全

借閱留痕：所有檔案借閱、歸還操作需在系統中全程記錄，包括操作人、時間、檔案編號等，禁止私下交接檔案或繞過系統登記。

涉密檔案管控：涉及機密的檔案需單獨存放，開啟時需雙人在場并記錄《涉密檔案使用日志》，智能系統可設置 “雙人授權” 模式（需兩人同時輸入密碼或指紋）。

三、常見違規操作及風險

1.超載存放檔案

潛在風險：層板變形、柜體傾斜，甚至引發倒塌事故

合規建議：按承重標準分區存放，定期稱重檢查

2.非授權人員操作后臺

潛在風險：檔案權限混亂、數據篡改或泄露

合規建議：嚴格權限管控，定期核查操作日志

3.用濕抹布清潔電路區域

潛在風險：短路起火或設備損壞

合規建議：清潔前斷開電源，分區使用清潔工具

4.長時間遮擋紅外感應

潛在風險：柜體移動時無法及時停止，導致人員受傷

合規建議：保持感應區域無遮擋，定期測試功能

通過以上規范操作與管理，可最大限度發揮檔案密集柜的高效存儲優勢，同時保障檔案安全、設備壽命及人員安全。如有特殊場景（如高濕度地區、高頻借閱需求），可與廠商溝通定制化維護方案。